نصائح هامة لمتابعة المستأجرين بشكل فعال
كيف تحصل على خدمة متابعة المستأجرين بشكل فعال؟ سواء كنت تدير عقارًا أو عددًا من العقارات السكنية أو التجارية فإنك بحاجة إلى إدارة جيدة للحفاظ على المستأجرين وممارسة استثمار عقاري ناجح يمنحك عوائد مجزية بشكل دوري.
في حال لم تكن لديك خلفية كافية حول هذا المجال، أو كنت مشغولًا بمهام وأعمال أخرى، فمن المفيد تعيين إحدى شركات ادارة العقارات لتحقيق أهدافك الاستثمارية من تاجير العقارات.
تساعدك الإدارة الجيدة للممتلكات في الحفاظ على علاقة جيدة مع المستأجرين وتقليل معدل دورانهم بشكل كبير، وفيما يلي نصائح هامة لـ متابعة المستأجرين بشكل فعال وتقليل مخاطر هذا النوع من الاستثمار.
متابعة المستأجرين بشكل فعال تساهم في تعظيم ممتلكاتك
تعمد شركات ادارة العقارات إلى اتباع استراتيجيات خاصة بها في مجال تاجير العقارات ومتابعة المستأجرين وكلما نجحت في ذلك كلما حقق عملاؤها أهدافهم الاستثمارية.
كيف إذن يتم متابعة المستأجرين بشكل فعال؟ هذا ما سنوضحهُ في الخطوات التالية:
الخطوة الأولى والأهم هي اختيار المستاجر الجيد لأنه الشخص الذي سيلتزم بكافة بنود عقود الإيجار طوال الفترة الزمنية المنصوص عليها في العقد، ويكون التعامل والتواصل معه أمرًا سهلًا مقارنة بالمستأجرين غير الجيدين، وبالتالي ينبغي أن يكون لدى مدير العقارات خطة مدروسة لفحص المستأجرين بشكل صارم قبل إبرام العقد معهم.
يمكن أن تساعدك بعض الأسئلة في فحص المستأجرين والعثور على المستاجر الجيد من قبيل: طبيعة العمل والكسب، فترة الإيجار التي يرغب في تأجيرها، عدد الأشخاص الذين سيؤجرون معه، هل يصطحب أيًّا من الحيوانات الأليفة، طبيعة العلاقة بينه وبين الملاك السابقين الذين أجر معهم، هل هناك خلفية جنائية..الخ.
تذكر أن المستأجر السيء قد يماطل في دفع الإيجار، ويتسبب في إتلاف ممتلكاتك وإزعاج الجيران، وربما يطالب بإصلاحات باهظة الثمن، وهذا يمثل لاستثمارك كابوسًا ويعرضك لكثير من الخسائر المادية والمعنوية قبل أن تتمكن من إخراجهم من العقار بسهولة، لذلك من الضروري تجنب التأجير لهم إذا استطعت.
الخطوة الثانية صياغة عقد إيجار مفصل فهو بمثابة وثيقة قانونية توضح ما يمكن لكل من المستأجرين والملاك فعله وما لا يمكن فعله طوال فترة العقد، وماذا سيحدث في حال تم انتهاك شروط عقد الإيجار، لذا ينبغي كتابة عقود الإيجار بلغة مفهومة وواضحة وتغطي كافة التفاصيل من قبيل:
- فترة التعاقد والتجديد.
- رسوم الإيجار ومواعيد استحقاقها.
- التعديل على العقارات.
- صيانة العقارات.
- طبيعة استخدام العقارات.
- التأجير من الباطن.
- طرق التواصل بين المالك والمستأجر.
- آلية الإخلاء.
- قيمة التأمين التي سيدفعها المستأجر.
- العواقب المترتبة على عدم دفع المستأجر الإيجار.
الخطوة الثالثة تعامل مع المشكلات بشكل استباقي من خلال تضمين الحل في عقد الإيجار الخاص بك، ضع في اعتبارك أنواع المشكلات التي تتوقع وجودها أو واجهتها في الماضي مع المستأجرين.
بعد ذلك قم بصياغة أو تعديل عقد الإيجار سواء من خلال منع بعض الممارسات المحتمل حدوثها، أو تحديد بعض الإجراءات المطلوبة بوضوح من قبل المستأجر في ظل حدث معين، وهذا يتوقف على طبيعة المشكلة المحتملة التي تحاول حلها بشكل استباقي.
الخطوة الرابعة إدارة العقار والتفاعل مع المستأجرين بشكل احترافي ومهني، ومن ذلك أن يكون لدى المالك إجراءات واضحة لتحصيل الإيجار من حيث موعد استحقاقه وكيفية الدفع وإرسال إشعارات تذكيرية قبل موعد الدفع بأيام وما إلى ذلك.
من المفيد لملاك ومديري العقارات تبسيط وأتمتة عملية متابعة المستأجرين وتحصيل الإيجارات باستخدام البرامج التقنية، فتحصيل الإيجار بشكل دوري وفعال هو أمر بالغ الأهمية لنجاح الاستثمار العقاري الخاص بك، ويمكن أن يؤدي تحصيل الإيجار في أوقات متأخرة إلى تأخير دفع فواتيرك وتكبد رسوم التأخير وربما لا تحصل على الإيجار مطلقًا!
باستخدام برامج متابعة المستاجرين وإدارة الممتلكات، يمكنك تحصيل الإيجار في موقع مركزي واحد من جميع المستأجرين لديك، إضافةً إلى إمكانية جعل هذه البرامج تتعقب جميع حساباتك على منصة واحدة وتتولى جميع مهام إدارة الممتلكات الخاصة بك في وقت واحد.
كيف تتحقق من أنك بصدد متابعة المستأجرين الجيدين؟
ما الذي يجعلنا نصنف المستأجر بأنه جيد ويمكن الاعتماد عليه؟ في هذه الفقرة إجابة مفصلة لسؤالك:
- المستاجر الجيد يسهل التواصل معه، يقدر غيره ويحترمه ويتعامل مع الآخرين بالود والتفاهم.
- يدفع الإيجار في الوقت المناسب ولا يتخلف عن سداده أبدًا إلا في ظروف مالية خارجة عن إرادته، كما أنه يسعى في حل مشكلته هذه في أسرع وقت ممكن.
- يهتم بالممتلكات خلال فترة الإيجار ويحافظ عليها مرتبة ونظيفة ويكون على استعداد دائم عند إجراء عمليات الفحص أو المعاينة الروتينية.
- يستخدم قنوات التواصل المتفق عليها مسبقًا في إخطار المالك أو مدير العقار في حال ملاحظته لأي مشكلة تتطلب الصيانة والاهتمام.
- يلتزم بالتشريعات والأحكام والشروط المنصوص عليها في عقد الإيجار.
- يرغب في تجديد عقد الإيجار والعيش بشكل مثالي في نفس العقار الذي أجره لسنوات عديدة.
الاحتفاظ بـ المستاجر الجيد من عوامل نجاح إدارة العقارات ومتابعة المستأجرين
من أهم مميزات المستاجر الجيد أنه يحافظ على الممتلكات كما لو كانت ملكًا لهم، وهذا هدف مطلوب لكل من مالك أو مدير العقار الذي يعتني بالإيجار نيابة عن المالك.
وليس من السهل العثور على المستاجر الجيد، لذا يتطلب الأمر وضع استراتيجيات للاحتفاظ به مثل الاهتمام الجيد بالعقار وإضافة أشياء تفيد المستأجر وتوفر له سبل الراحة والرفاهية والأمان، يمكنك أيضًا أخذ اقتراحات المستأجر فيما يتعلق بهذا الأمر لمنحه الشعور بأنك مهتم به.
من الضروري أيضًا احترام خصوصية المستأجر بمجرد أن ينتقل إلى العقار الذي قام بتأجيره، إذ لا ينبغي الدخول إلى هذا العقار إلا بإذنه، حتى في حال إجراء عمليات الفحص أو الصيانة ينبغي تقديم إشعار مسبق قبل الوصول.
من النصائح الهامة في الاحتفاظ بـ المستاجر الجيد خاصةً في حال اتخاذك قرارًا بزيادة الإيجار، حيث ينبغي إعلام المستأجر بذلك في وقت مبكر بما فيه الكفاية مع شرح الأسباب الكامنة وراء الزيادة في الإيجار.
يستدعي الاحتفاظ بـ المستاجر الجيد أيضًا سرعة التعامل مع المستأجرين غير الجيدين الذين يزعجون جيرانهم أو يتسببون في الكثير من المشكلات من قبيل استخدام العقار في غير الغرض المعد له، أو إحداث ضوضاء صاخبة في أوقات غير مناسبة أو الإضرار بالجيران بأي شكل، فإن عدم التعامل بحزم مع مثل هؤلاء المستأجرين قد يتسبب في ذهاب المستأجرين الجيدين دون رجعة.
نصائح أخرى لمتابعة المستأجرين بشكل فعال
مع التطور التكنولوجي الذي نشهده في الآونة الأخيرة، أصبحت أكثر شركات ادارة العقارات تعتمد برامج متابعة المستاجرين الإلكترونية لإتمام إجراءات تاجير العقارات بشكل أسهل وأسرع، كما تساعد هذه البرامج في زيادة معدل الإشغال وزيادة العائد على الاستثمار لأصحاب العقارات المؤجرة. وتنظيم العلاقة بين كل من المؤجر والمستأجر، وإليك نصائح أخرى مهمة لفعالية متابعة المستأجرين:
- تحلى بالشفافية والمنهج الواضح، وتأكد من أن عقد الإيجار مفصل بما فيه الكفاية وأنك تأخذها على محمل الجد، فالغموض قد يؤدي إلى سوء الفهم في كثير من الأحيان.
- حدد التوقعات وتعامل مع مشاكل المستأجرين بسرعة، ولا تسمح لهم بالتفلت من التزاماتهم أو مسؤولياتهم فمن المحتمل أن يستمروا في ذلك، لذا اجعل توقعاتك واضحة مقدمًا من خلال تحديدها في عقد الإيجار.
- تحديد قنوات اتصال مهنية وموثوقة لك وللمستأجرين لديك، فالتواصل هو أساس العمل مع المستأجرين سواء كان بشأن طلبات الصيانة، تحصيل الإيجار، إخطار المستأجرين بأي تغييرات في سياسة التأجير، يمكن أن تساعدك برامج متابعة المستأجرين في ذلك خاصةً إذا كنت صاحب شركة إدارة عقارات حيث لن يكفي أن تعتمد في تواصلك مع المستأجرين على الهواتف أو البريد الإلكتروني فحسب.
- من الجيد أن تجيب فورًا على اتصالات المستأجرين في حال كان هناك شيء طارئ في العقار، والاتجاه إلى الإصلاح الفوري للأشياء المعطلة مثل السباكة والكهرباء فتعطلها يتسبب في ضرر للمستأجر.
- تعامل مع عملية إخلاء المستأجرين بشكل قانوني صحيح، يتم تنفيذ عملية الإخلاء في حال انتهاء الفترة الزمنية لعقد الإيجار أو انتهك المستأجر شروط هذا العقد، ينبغي أيضًا إشعار المستأجر بالإخلاء قبل الموعد بفترة كافية.
- تقلل الصيانة الدورية من شكاوى المستأجرين، اعتن بذلك جيدًا وضعه ضمن أولوياتك.
- يمكنك عدم تفويت المناسبات العامة والخاصة واستغلالها في إرسال بطاقات تهنئة للمستأجرين والتواصل معهم من حين لآخر للاطمئنان على أحوالهم فهذا يساهم في منع حدوث المشاكل مستقبلا.
برامج متابعة المستاجرين مفيدة لكل من المالك والمستأجر
تساعدك برامج متابعة المستاجرين على تبسيط جهود إدارة العقارات الخاصة بك من خلال:
سهولة إجراء جميع اتصالاتك على منصة واحدة.
تحصيل الإيجار تلقائيًا، وكذلك أي رسوم أخرى مطلوبة.
تتبع أوامر المحاسبة والصيانة الخاصة بك في ملفات مثل Excel و Google Sheets.
يمكن للمستأجرين كذلك عرض الإيجارات والأرصدة الأخرى وسجل الدفع وإرسال واستقبال الاتصالات، إرسال طلبات الصيانة وتتبعها وغير ذلك.
تتطلب إدارة العقارات إجراءات متعددة لتكون أكثر مرونة وسلاسة، ومتابعة المستأجرين هي أحد أهم هذه الإجراءات وربما تكون أهمها على الإطلاق، فإذا كنت لا تتابع مستأجريك بشكل صحيح فلا يمكنك أن:
- تحصل الإيجارات بشكل فعال.
- تحتفظ بوحداتك الإيجارية مشغولة.
- تحافظ على حالة عقارك.
لذا فإذا كنت مالكًا للعقار أو مديرًا له، فهناك مجموعة من المسؤوليات التي تحتاج إلى الموازنة بينها والتعامل معها بشكل فعال لتساعدك على زيادة أرباحك إلى أقصى حد ممكن والحفاظ على العقار الاستثماري على المدى الطويل، ومن هذه المسؤوليات إجراء الصيانة الدورية للعقار، وإجراء الفحوصات المنتظمة للتأكد من سلامته وإجراء اتصالات مثمرة مع المستأجرين والتعامل بفعالية مع قضاياهم واهتماماتهم.
جدير بالذكر أن ما سبق يعد من قبيل من المسؤوليات العامة التي تتضمن عددًا من المهام الفرعية، ومن ذلك أن متابعة المستأجرين والتواصل معهم يتضمن الرد على شكاوى الصيانة، تحصيل الرسوم والإيجارات، إعلامهم بالتغييرات التي تطرأ على العقار وغير ذلك وهذا قد يكون مربكًا بعض الشيء لمن يخوض تجربة تاجير العقارات لأول مرة.
فهل أنت صاحب عقار أو عقارات ترغب في تأجيرها؟ وهل تبحث عن أفضل خدمة مقدمة في مجال إدارة العقارات ومتابعة المستأجرين؟ وهل تتطلع إلى تعيين شركة ادارة عقارات ذات خبرة تفهم متطلباتك واحتياجاتك وتسعى إلى تلبيتها؟
إن الحفاظ على علاقة مثمرة مع المستأجرين الجيدين يتطلب إدارةً جيدةً ومتكاملة، ولدينا في شركة بن عفيف لإدارة الممتلكات أفضل برامج متابعة المستأجرين التي تحقق لك النصائح السابقة وأكثر، لذا دع خبراتنا الممتدة لسنوات طويلة في مجال إدارة وتاجير العقارات تقدم لك ثمارها، تواصل معنا للحصول على مزيد من المعلومات حول هذا المجال.
