يعلم مديرو العقارات جيدا مدى أهمية امتلاك مهارات تحصيل الإيجارات، فهي جزء لا يتجزأ من مهام عملهم، لذا سنلقي نظرة تفصيلية حول أهم هذه المهارات ومدى أهمية كل منها لدى شركات إدارة العقارات. في كثير من الأحيان تحتاج عقود الإيجار وإجراءات الصيانة الدورية والرسوم المتأخرة إلى شركات إدارة عقارات تتسم بالذكاء والتنظيم والتخطيط وحسن الإدارة لتحقيق النجاح في هذا المجال. وتعد مهارات تحصيل الإيجارات إحدى المهام التي تتطلب إدارة جيدة والموازنة بين كثير من البنود، أهمها: العثور على مستأجرين مثاليين، تحديد أسعار الإيجارات المناسبة، التواصل مع المستأجرين بانتظام، تحصيل الإيجارات، إنهاء إجراءات الإخلاء وغيرها.
مهارات تحصيل الإيجارات جزء لا يتجزأ من مهام شركة إدارة العقارات متى ينبغي للمالك أن يتعاقد مع شركة إدارة العقارات؟ إن شركات إدارة العقارات يمكن أن تقدم لك عائدا مجزيا من ممتلكاتك العقارية، فهي تتعامل بشكل مباشر مع المستأجرين المحتملين، وتحولهم إلى عملاء دائمين، الأمر الذي يوفر عليك كصاحب عقار الكثير من الوقت والجهد، أضف إلى ذلك الحفاظ على القيمة العقارية لممتلكاتك. تمتلك شركات إدارة العقارات مهارات تحصيل الإيجارات ومعالجة مشكلات الصيانة، ومتابعة شكاوى المستأجرين، وكذلك عمليات الإخلاء وغيرها. وفي حالة ما إذا كنت تمتلك الكثير من العقارات، وكنت تعيش في أماكن بعيدة عنها، أو ليست لديك الخلفية الكافية حول إدارة عقاراتك والمهارات اللازمة لاستثمارها- خاصة مهارات تحصيل الإيجارات- أو ليس لديك الوقت الكافي لذلك ففي هذه الحالة يكون التعاقد مع شركة لإدارة العقارات خيارًا رائعا ومثاليا.
ما هو نشاط تأجير العقارات؟ هو مشروع يقوم المستثمر من خلاله بامتلاك أو إدارة أكثر من عقار بهدف الحصول على عوائد إيجارية مجزية عن طريق تأجيرها للمستأجرين مقابل رسوم شهرية. يمكن للمستثمرين الحصول على خطة تأجير فعالة دون إدارة هذه العقارات بشكل مباشر من خلال التعاقد مع شركات متخصصة للقيام بالمهام ذات الصلة بمالكي العقارات مثل تحصيل الإيجارات والصيانة. في كثير من الأحيان يوصي المتخصصون بشدة بالتعاقد مع مدير عقارات، حيث يساعد على معرفة كل شيء له علاقة بالموضوع، كما أنه يعد خطوة أساسية في خطة أعمال تأجير العقارات. من خلال مساعدة شركة إدارة العقارات، يمكن للمستثمرين توسيع محفظتهم دون إضافة ساعات عمل لا حصر لها، حيث تهتم الشركة بكل شيء من حيث العثور على مستأجرين وحتى تحصيل الإيجار، سيحرص مديرو العقارات على تغطية كل شيء. وفي الوقت نفسه، سيكون للمستثمر الحرية في إضافة المزيد من الأصول إلى محفظته وزيادة التدفق النقدي.
قبل التعرف على مهارات تحصيل الإيجارات؟ هناك خطوات هامة لا ينبغي إغفالها قبل الحديث عن مهارات تحصيل الإيجارات، وهي خطوات تجهيز العقار وتهيئته لجذب المستأجرين المثاليين:
أهم مهارات تحصيل الإيجارات :
اختيار المستأجر المثالي لا يكفي أن تعثر على مستأجر، الأهم من ذلك هو العثور على مستأجرين مثاليين يحترمون الممتلكات الخاصة بك، ويلتزمون بدفع الإيجار في الوقت المحدد، ولا يتسببون في مشاكل لمالك أو مدير العقار. قد يكون من الصعب التمييز بين المستأجر المثالي وغيره اعتمادا على المقابلة الشخصية فحسب، ولكن مع اكتساب هذه المهارة والقيام ببعض الإجراءات اللازمة- الاستبيانات الخاصة، التواصل مع مالكي العقارات السابقين على سبيل المثال- يمكنك اجتياز هذه المرحلة بنجاح.
كتابة ومراجعة عقود الإيجار بعد العثور على المستأجر المناسب، يبقى عليك كتابة عقد إيجار مميز يشمل كافة التفاصيل المهمة، ويتضمن المعلومات اللازمة حول توقيت دفع الإيجار وتوقيت وإجراءات الإخلاء، وتفاصيل الصيانة، والقواعد التي ينبغي الالتزام بها أثناء الإقامة في العقار وما إلى ذلك.
التواصل مع المستأجر بانتظام في بعض المواقف، قد يتأخر المستأجرون في دفع الإيجار في الوقت المحدد. ومع ذلك، وفي بعض الحالات قد يحتاج البعض فقط إلى القليل من التذكير والبعض الآخر يحتاج إلى تذكيرات متتابعة. في حالات أخرى، قد يحتاج الآخرون إلى تنبيهات أكثر قوة وصرامة. وفي كل الأحوال ينبغي أن تكون لديك كمدير عقارات مهارة التواصل مع المستأجر بانتظام.
إجراء الجولات الإيجارية تعد الجولات الإيجارية- التي يتم القيام بها مرة أو مرتين في السنة- ضمن مهارات تحصيل الإيجارات لما لها من فوائد عديدة، أهمها التأكد من أن كل شيء يعمل بشكل جيد، والحفاظ على خطوط الاتصال مفتوحة بينك وبين المستأجر، والتحقق من حالة العقار. من الجيد أن يعلم المستأجر بأنك ستقوم بهذه الجولات فهذا يعمل على تقليل حدوث الأضرار والمشكلات.
الإستفادة من التقنية في إرسال الرسائل التذكيرية تتوفر اليوم الكثير من التقنيات على اختلاف أنواعها، والتي يمكن توظيفها في إرسال الرسائل التذكيرية للمستأجرين، سواء عن طريق البريد الإلكتروني أو مختلف مواقع التواصل الاجتماعي المتاحة.
تحصيل الإيجار كل من شركات إدارة العقارات لها طريقتها المفضلة في تحصيل الإيجارات، ومع التطور التكنولوجي الذي نشهده اليوم تستخدم الكثير من الشركات خدمات تحصيل الإيجارات الإلكترونية التي تضمن حصولهم على الأموال بسرعة وفي الوقت المحدد.
تحديد متوسط سعر الإيجار يحتاج الاستثمار الناجح إلى التعرف على كافة التفاصيل حول المنطقة التي يقع فيها العقار، والتعرف على طبيعة المستأجرين والجمهور المستهدف. في هذه الحالة فقط يمكنهم وضع خطة أعمال لتأجير العقارات الخاصة بهم.
مهارات تحصيل الإيجارات في الوقت المحدد إن إدارة العقارات المؤجرة تكون عملا مربحا طالما أنه يتم إدارة الدفعات النقدية جيدا وجمع الإيجار في الوقت المحدد، فكيف يتم ذلك؟ فيما يلي نصائح هامة لتحصيل الإيجار في الوقت المحدد وكيفية التعامل مع المستأجرين الذين يجدون صعوبة في دفع الإيجار:
اختيار المستأجرين المثاليين إن المستأجر المثالي كما ذكرنا سابقا هو من يكون لديه تاريخ ممتاز في دفع الإيجارات في الوقت المحدد، لذا نقدم هذه النصيحة في المقام الأول، حيث ينبغي لأي شركة إدارة عقارات أن تحدد المعايير الخاصة بها، وأن تكون واضحة تماما بشأنها. تتمثل أهم هذه المعايير في التأكد من دخل المستأجر والذي ينبغي أن يكون أضعاف قيمة الإيجار، كذلك تحديد تاريخ ثابت لدفع الإيجار، يمكن أيضا التواصل مع الملاك السابقين وسؤالهم عن مدى قابلية تأجيرهم للمستأجر مرة أخرى.
اتباع نظام الدفع التلقائي وهو أفضل طريقة لتحصيل الإيجار في الوقت المحدد، وهناك أنظمة متعددة تقوم بإيداع الأموال بشكل تلقائي في حسابك المصرفي الخاص بشركتك، والفائدة الرئيسية هي أن هذا النظام يلغي عامل الخطأ البشري مثل نسيان المستأجر دفع الإيجار. يمكنك استخدام نظام ACH "غرفة المقاصة الآلية" لسحب الأموال من الحساب المصرفي للمستأجر. لتفويض هذه المعاملة، يوقع المستأجرون على مستند يسمح للمالك بسحب مبلغ محدد من المال "الإيجار" على أساس متكرر.
توضيح سياسة تحصيل الإيجارات الخاصة بشركتك لضمان دفع الإيجار بشكل منتظم وفي الوقت المناسب، والحفاظ على سياسات التحصيل الخاصة بشركتك ثابتة هو أفضل ممارسات مجالك، ومع ذلك ربما تكون هناك استثناءات قليلة. ينبغي عليك كمدير عقارات أن تعالج كافة القضايا المتعلقة بالدفع في عقد الإيجار الخاص بك من حيث توضيح المبلغ المحدد والمستحق كل شهر، طرق الدفع المناسبة، فترات السماح، عواقب الشيكات المرتجعة أو التأخر في السداد..الخ.
تقديم المكافآت للمستأجرين المثاليين جزء هام من مهام شركات إدارة العقارات هو الاحتفاظ بالمستأجرين الجيدين، إضافة إلى إمكانية التقليل من المواقف غير المرغوب فيها، فكيف يكون ذلك؟ إذا كان لدى شركتك مستأجرون يقومون دائما بدفع الإيجار في الوقت المحدد، ويلتزمون بالقواعد والسياسات الخاصة بك، ويهتمون بممتلكاتك العقارية، فيمكنك أن تظهر لهم تقديرك عبر مكافآت تشجيعية مادية أو معنوية.
