عشر فوائد تحققها برامج تحصيل الإيجارات للمؤجر والمستأجر
يعد تحصيل الايجارات بندًا أساسيًّا من بنود تاجير العقارات، ومع ذلك قد يكون في بعض الحالات أمرًا مرهقًا ويستغرق وقتًا طويلًا، خاصةً إذا كنت تملك أكثر من عقار وفي مناطق متفرقة، ففي هذه الحالة يكون من المفيد البحث عن شركة متخصصة تقدم خدمة تحصيل الإيجار وتوفر عليك الكثير من الوقت والمجهود والمال.
في هذه السطور تفصيل لطبيعة خدمة تحصيل الايجارات وما الذي تتضمنه، وكيف تختار أفضل شركات ادارة العقارات التي تقدمها لك على أفضل وجه ممكن لتضمن نجاح عملية التأجير ولتكون استثمارًا مربحًا بشكل فعال.
عقود الإيجار الموثقة وأهميتها في ضمان عملية تحصيل الايجارات
بدايةً، يتم الاتفاق على آلية تحصيل الإيجارات وقيمتها ومواعيدها بالتفصيل في عقد الإيجار وهو أحد أهم العقود القانونية التي تستخدم بكثرة لغرض تأجير العقارات السكنية أو التجارية.
جدير بالذكر، أن الكثيرين لا يبالون بأهمية هذا العقد، ويستخدمون عقودًا ذات نماذج جاهزة قد لا تغطي كافة البنود والتفاصيل الضرورية في عملية التأجير، الأمر الذي يترتب عليه الكثير من المشكلات وضياع الحقوق، وبناءً على ذلك فإن البعض الآخر يختارون التعاقد مع متخصصين لديهم خبرة مميزة في صياغة عقود الإيجار على أفضل وجه ممكن، يتضمن كافة التفاصيل التي تحفظ الحقوق وتوضح الالتزامات لكلا الطرفين المتعاقدين.
ما الذي تقدمه شركات ادارة العقارات في خدمة تحصيل الايجارات؟
يدرك أصحاب العقارات المؤجرة أن عملية تحصيل الايجارات ضرورية لتحقيق الأهداف المالية، ومع ذلك فإن التعامل مع المدفوعات المتأخرة والمستأجرين المماطلين قد يكون أمرًا محبطًا ومضيعًا للوقت، لذا فإن قاعدةً كبيرةً منهم يتعاقدون مع إحدى شركات ادارة العقارات لتنوب عنهم في:
- جمع الإيجارات العقارية وإيجار الممتلكات على اختلاف أنواعها.
- التعامل مع المستأجرين المتأخرين أو المماطلين في عملية السداد.
- تحسين كفاءة التحصيل والتركيز بشكل أكبر على عمليات التفاوض فيما يتعلق بوقت الدفع للمستأجرين الذين يواجهون صعوبات حقيقية.
تطور أنماط تحصيل الايجارات
يضمن التدفق النقدي الإيجابي أن العقارات المؤجرة تحقق ربحًا، ورغم أن هناك عشرات العوامل التي تؤثر على التدفق النقدي، من قبيل أنواع العقارات التي تستثمر فيها وتحديد القيمة الإيجارية، واختيار المستأجرين الجيدين، إلا أن أهمها يتمثل في آلية تحصيل الايجارات.
في الماضي، كانت عملية تحصيل الايجارات العقارية تتم بشكل تقليدي من ذلك التحصيل الشخصي للإيجار في مكان إقامة المستأجر، وهي طريقة تفيد المالك في تفقد العقار إلا أنها قد تكون صعبة في حال التعامل مع المدفوعات المتأخرة بشكل متكرر، فضلًا عن أن هذه الطريقة قد لا يتم تقديرها دائمًا من قبَل المستأجرين المشغولين.
طريقة أخرى يتم تحصيل الايجارات من خلالها تتمثل في قبول الدفع بالشيكات، ومن سلبيات هذه الطريقة احتمالية تأخير هذه الشيكات وكذلك اضطرار المالك إلى صرف الشيكات من البنوك الأمر الذي يهدر الكثير من الوقت والجهد.
أصبح الأمر أكثر تطورًا في وقتنا الحالي ومع استخدام التكنولوجيا الحديثة في معظم مجالات حياتنا، حيث تستخدم الشركات الاحترافية أفضل برنامج إدارة أملاك يحقق التواصل الفعال بين كل من المالك والمستأجر ويحقق أهداف كل منهما.
تتمثل فائدة برامج تحصيل الايجارات في إمكانية دفع المستأجر للقيمة الإيجارية عبر الإنترنت في حساب مالك العقار أو من ينوبه من شركات ادارة العقارات، كما أن هذه البرامج تفيد في تقديم تقارير قيمة ومحدثة عن عمليات الدفع التي تتم عبر الفترة المنصوص عليها في عقد الإيجار، فضلًا عن إنشاء الإشعارات والتذكيرات للمستأجرين في وقت السداد، الأمر الذي يساعد المالك على التغلب على مشكلة تأخر دفع الإيجارات، واتخاذ إجراءات ضد المماطلين أو الممتنعين عن السداد، والقدرة على تقييم النفقات والعوائد المادية لممتلكاته.
يمكننا إذن تلخيص أهم طرق تحصيل الإيجارات في الخيارات التالية: الإيداع المباشر من حساب المستأجر إلى حساب المؤجر عبر البرامج الإلكترونية المصممة خصيصًا لذلك والمتاحة على شبكة الإنترنت، أو من خلال الشيكات، أو تحصيل الإيجار وجهًا لوجه وهو أكثر الطرق صعوبةً على مالك العقارات.
وأيًّا كانت الطريقة المتبعة في عملية تحصيل الايجارات، فإنه يتعين عليك كمالك عقار أن تتفق مع مستأجريك على طريقة معينة لدفع الإيجار في وقته المحدد، حيث أن تغيير طريقة الدفع بشكل مستمر ينتج عنه إرباك المستأجرين وربما تأخرهم عن السداد.
أهم النصائح التي تساعدك على تحصيل الايجارات في وقتها المحدد
إن تأخير دفع الإيجار في مواعيدها المستحقة من أكبر المشكلات التي تؤرق ملاك العقارات، لذا نقدم لك بعض النصائح التي تساعدك على تحصيل الايجارات في وقتها المحدد وبشكل منتظم:
- اختيار المستأجرين الجيدين، وهذا يتحقق من خلال بعض المعايير التي ينبغي التأكد من توفرها لدى المستأجر من قبيل: الدخل المستقر، التاريخ الجيد في سداد الإيجارات في العقارات التي أجرها سابقًا، الخلفيات الجنائية..الخ.
- من أهم المهارات المطلوبة في عملية تحصيل الايجارات العقارية مهارة التواصل الفعال، فالمستأجر يحتاج إلى من يتواصل معه بوضوح وأن تكون لديه رؤية واضحة حول سياسة التأجير الخاصة بك، من قبيل معرفة القيمة الإيجارية وتاريخ استحقاقها، وطرق الدفع المتاحة، وما إلى ذلك من الأمور التي تساهم في إنشاء علاقة جيدة بين كل من المالك والمستأجر.
- اعتماد إحدى طرق سداد الإيجار الإلكترونية، والتي تجنبك الكثير من المشكلات مثل نسيان المستأجر لموعد تسديد الإيجار، أو مماطلته، وهناك الكثير من برامج تحصيل الايجارات المصممة خصيصًا لهذا الغرض والتي تمكّن ملاك العقارات من إدارة عقاراتهم بشكل جيد.
- ينصح المتخصصون أيضًا باعتماد عدد من الوسائل التي تساهم في الحفاظ على المستأجرين الجيدين، منها على سبيل المثال تقديم المكافآت النقدية والحوافز المعنوية لكل مستأجر يسدد الإيجار في موعده المحدد ويحافظ على ممتلكاتك ويلتزم بالقواعد المنصوص عليها في عقد الإيجار.
- أحد أنواع المكافآت الأكثر شيوعًا هو تقديم خصومات على دفع الإيجار في حال دفعه قبل موعد الاستحقاق أو في الموعد نفسه، يمكنك أيضًا تقديم الهدايا العينية وكوبونات الخصم للشراء من المواقع وما إلى ذلك، فهذا يجعل المستأجر يضع عملية تسديد القيمة الإيجارية المطلوبة منه ضمن أولوياته دائمًا.
- وعلى العكس من ذلك، يمكنك تحديد عقوبات للمتأخرين عن سداد الإيجار في وقته المحدد، شرط أن تكون هذه العقوبات مسموح بها في قوانين الإيجار المعتمدة، وكذلك الاتفاق عليها ضمن نصوص عقد الإيجار.
كيف تحقق برامج تحصيل الايجارات الفائدة لكل من المؤجر والمستأجر؟
برامج تحصيل الايجارات هي أدوات تقنية تساعد ملاك العقارات على تتبع مدفوعات الإيجارات وإدارة ممتلكاتهم المؤجرة بشكل تلقائي، وهي توفر بذلك الكثير من الوقت والجهد، وتختلف تكاليف هذه البرامج بناء على ما تقدمه من مميزات ومدى سهولتها أو تعقيدها في الاستخدام.
إن اعتماد أفضل برنامج إدارة أملاك يمنح المستأجرين الثقة بأنك مالك عقار محترف، كما يحقق للطرفين الفوائد التالية:
- سهولة وسرعة عملية السداد بالنسبة للمستأجر، وقدرة المالك على التعامل مع أصحاب الدفعات الإيجارية المتأخرة.
- توفير طرق دفع متنوعة وآمنة للمستأجرين تسهل عليهم دفع الإيجار بشكل منتظم، وتذكيره بالدفع في الوقت المحدد.
- التواصل مع المستأجرين وتذكيرهم قبل تواريخ استحقاق الإيجار، حيث لا يفترض في كثير من الأحيان أنهم يتذكرون ذلك من تلقاء أنفسهم، يمكن استخدام الرسائل القصيرة في إرسال التذكيرات وهي أفضل خيار يمكن اعتماده بدلًا من رسائل البريد الإلكتروني التي قد تضيع وسط الرسائل المزدحمة.
- توفير الأموال وتحسين أرباحك النهائية من خلال التقليل من استخدام الفواتير الورقية.
- يجنبك كصاحب عقارات المحادثات المحرجة مع المستأجرين حول المدفوعات والنزاعات المتعلقة بالإيجار.
- سهولة إعداد التقارير ذات الصلة بالأغراض المحاسبية والضريبية.
- تقليل المعاملات الورقية، حيث يتم تخزين جميع مدفوعات الإيجار في مكان واحد يجعل من السهل على مالك أو مدير العقار تتبع المدفوعات دون الحاجة إلى البحث في الدفاتر والمستندات.
- شعور مالك العقار براحة البال حيث يتم تحصيل الايجارات بشكل إلكتروني في الوقت المحدد دون أي متاعب.
- توفر ميزة تتبع مدفوعات الإيجارات والنفقات، والتي تمكن أصحاب العقارات من تحديد المشكلات المالية والعمل على تصحيحها بسهولة.
- تمكين صاحب العقار من اتخاذ القرارات التي تساهم في تحسين الأداء المالي لممتلكاته المؤجرة عبر متابعة التقارير الدورية التي تصدرها هذه البرامج.
- تتضمن خدمة تحصيل الايجارات الإلكترونية الكثير من المميزات التي يحتاجها مالك العقار مثل: الدفع عبر الإنترنت، الرسوم المتأخرة، تتبع سجل المدفوعات الخاصة بالمستأجرين..الخ.
معايير اختيار أفضل برنامج إدارة أملاك وتحصيل الايجارات
لتحقيق المزايا السابقة، يتعين عليك كمالك عقار أو من ينوب عنك من شركات ادارة العقارات اختيار أفضل برنامج إدارة أملاك تتوفر فيه كافة المزايا التي تلبي متطلباتك واحتياجاتك، فضلًا عن سهولة استخدامه بالنسبة لك وللمستأجر، وتكلفته التي تناسب ميزانيتك.
وبعد اختيارك لأفضل برنامج مناسب، يتعين عليك التأكد من إعداد المدفوعات التلقائية التي تمكنك من تحصيل الايجارات في موعدها المحدد، فهذا سيوفر عليك الكثير من الوقت والجهد، خاصةً وأنه يمكنك تتبع جميع المدفوعات والرسوم والدفعات المتأخرة في مكان مركزي واحد، الأمر الذي يجعل عملية التأجير فعالة ومثمرة.
هناك أيضًا بعض العوامل التي يتم اختيار البرنامج المناسب بناءً عليها، منها على سبيل المثال:
- أن يكون على موقع ويب سهل الاستخدام أو تطبيق جوال مخصص للدفع.
- أن يتوفر فيه خيار لإجراء عملية الدفع ببساطة وسهولة.
- توفر الإشعارات بالرسوم والمدفوعات المتأخرة.
- خيارات متنوعة للدفع.
- إصدار التقارير المالية بشكل دوري للملاك.
جدير بالذكر، أنه من المفيد تعيين إحدى شركات ادارة العقارات، يقومون بعملية تحصيل الإيجار والكثير من المهام الأخرى نيابةً عنك، حيث تتخصص هذه الشركات في مراقبة الممتلكات وإدارتها كما لو كانت ملكًا لهم، ويتضمن ذلك تقديم خدمات فحص المستأجرين وإجراء عمليات الصيانة الدورية والوقائية والإصلاحات العاجلة، وتحصيل الايجارات والتعامل مع مختلف المخاطر المتعلقة بذلك.
ولقد تطورت التكنولوجيا في مجال إدارة العقارات بشكل عام، وفي مجال تحصيل الايجارات خاصة، حيث تقدم لكل من المؤجر والمستأجر خيارات فعالة ومريحة لمتابعة المدفوعات وتسديدها في موعدها المستحق.
يمكن تذكيرك -عزيزي القارئ- بما تحققه هذه البرامج التقنية من العديد من الفوائد المتمثلة في تبسيط الخدمات وتحسينها، وتحقيق مستويات عالية من الكفاءة وتحسين العلاقات بين المؤجرين والمستأجرين، وتحقيق عوامل الأمان للدفعات التي يتم تسديدها، والحفظ التلقائي لكافة التقارير المالية التي يحتاج إليها مالك العقار، وربما يتخذ قراراته الاستثمارية بناءً على ذلك، وتوفير الكثير من الوقت والجهد والحماية من المخاطر، ومكافحة الأخطاء البشرية، وتحقيق الرضا للمستأجر والقضاء على الخلافات والنزاعات المستقبلية.
يقوم فريق العمل في شركة بن عفيف لإدارة العقارات بتقديم خدمة تحصيل الايجارات باعتماد أفضل برامج التحصيل التقنية مع إصدار التقارير الدورية وأرشفتها بشكل يدوي وإلكتروني.
