أهم المهارات اللازمة لتقديم خدمة تحصيل الإيجارات
تحصيل الايجارات هي إحدى الخدمات التي تقدمها شركات ادارة العقارات، وهي جزء لا يتجزأ من المهام المنوطة بها، والمتمثلة في صياغة عقود الإيجار، العثور على المستأجرين، والتعامل معهم، إجراءات الصيانة الدورية وما إلى ذلك من الأمور التي تحتاج إلى التخطيط والإدارة الجيدة.
وما نريد ذكره بالتفصيل في هذه السطور هو التعرف على أهم المهارات اللازمة لمقدمي خدمات تحصيل الايجارات، وكيف تؤثر هذه المهارات على نجاح الخدمة المقدمة، وبالتالي نجاح عملية تاجير العقارات برمتها؟
ما هي خدمة تحصيل الايجارات؟
يعد تحصيل الايجارات من المستأجرين جزءًا مهمًا من تأجير الممتلكات، وتقدم شركات ادارة العقارات هذه الخدمة لأصحاب العقارات السكنية والتجارية على حد سواء، وهي الطريقة الأكثر فعالية لضمان استثماراتهم وتوفير الوقت والجهد والمال.
الهدف الأساسي من التعاون مع مزودي خدمة تحصيل الايجارات
يعد تاجير العقارات ضمن الاستثمارات قليلة المخاطر إلى حد ما ويفضلها أصحاب الممتلكات للحصول على عوائد شهرية مجزية، ولأن هذا النوع من الاستثمار يتطلب إدارةً جيدةً حتى يؤتي ثماره، فإن كثيرًا من أصحاب الأملاك يتعاقدون مع أفضل شركات ادارة العقارات للحصول على أفضل استثمار ممكن من تأجير عقاراتهم وممتلكاتهم، الأمر الذي يتحقق بالإدارة الجيدة وحسن التنظيم والتخطيط في العثور على المستأجرين الجيدين والتعامل معهم والحفاظ عليهم، وهذا يوفر الكثير من الوقت والجهد والمال على مالك العقارات، ويحافظ على قيمته العقارية.
في هذه الحالة يتعين على أصحاب الشركات العقارية أن تكون لديهم الكثير من المهارات اللازمة لأداء هذه المهام السابق ذكرها من قبيل مهارات التواصل، التفاوض، المرونة وغيرها.
وقبل كل ذلك، ينبغي على أصحاب ومديري العقارات المؤجرة توضيح سياساتهم مع المستأجرين أثناء اتفاقية الإيجار، من قبيل تحديد موعد استحقاق الإيجار، وفترة السماح المتاحة في حالة التأخير عن الدفع، والرسوم المفروضة التي سيتم إصدارها في حالة عدم استلام الإيجار كاملًا في موعده المحدد، وآلية الدفع، وآلية التعامل مع المستأجر في حال عدم الدفع.
من المهم تضمين هذه الشروط المحددة في عقود الإيجار، لأنها بمثابة مستند قانوني يقره كلا الطرفين، بهدف حمايتهما في حال نشوب أي مشكلات أو نزاعات.
أهم المهارات اللازمة لتقديم خدمة تحصيل الايجارات
تقوم شركات ادارة العقارات الناجحة بخطوات أساسية في عملية تاجير العقارات من قبيل:
تجهيز العقار وتهيئته لاستقبال المستأجرين وذلك من خلال إجراء عمليات الصيانة والنظافة والترميم إذا احتاج الأمر، وهنا تكون الحاجة ملحة في التعاقد مع مزودي خدمات الصيانة ممن يمكن الوثوق بهم للاستعانة بهم أيضًا في إجراءات الصيانة الدورية وصيانة الطوارئ فيما بعد.
إجراء الحملات الدعائية لجذب المستأجرين، وتفضل الكثير من الشركات المتميزة في هذا المجال استخدام التقنيات الحديثة التي تساعد على سرعة الانتشار والوصول إلى الجمهور المستهدف بأقل تكلفة ممكنة.
تحديد المبالغ الإيجارية المتوقعة بعد إجراء أبحاث السوق في المنطقة، بحيث تتناسب أسعار الإيجار مع موقع العقار المؤجر ومواصفاته..الخ.
بعد العثور على المستأجر المناسب، تتم عملية صياغة العقود وتضمينها كافة التفاصيل التي تضمن حقوق كل من المؤجر والمستأجر وتوضح ما عليهما من التزامات تجاه الآخر.
بعد إتمام الخطوات السابقة، يكون على عاتق شركات ادارة العقارات تقديم خدمة تحصيل الايجارات بشكل شهري أو سنوي وفقًا لما هو متفق عليه بين صاحب العقار والمستأجر، وتحتاج عملية تحصيل الايجارات إلى بعض المهارات التي يتعين على مزود هذه الخدمة أن يكتسبها، ويتمثل أهمها فيما يلي:
القدرة على فحص المستأجرين واختيار الجيدين منهم والذين يعرف عنهم احترام الممتلكات الخاصة والأحكام والشروط المنصوص عليها في عقد الإيجار ويوفون بالتزاماتهم دون مماطلة أو إزعاج، وهناك الكثير من الممارسات التي تعتمد عليها الشركات العقارية لفحص المستأجرين من قبيل التواصل مع مالكي العقارات الذين كان لهم تعامل مسبق مع المستأجر وما إلى ذلك.
الاحترافية في صياغة عقود الإيجار، والتي ينبغي أن تتضمن كافة التفاصيل عن: العقار المؤجر، المالك، المستأجر، شروط التأجير، آلية الدفع، تاريخ الإخلاء، آلية التجديد وما إلى ذلك.
القدرة على التعامل مع المستأجرين على اختلاف شخصياتهم وطبائعهم، فمنهم من يكون التعامل معه مرنًا وسهلًا ومنهم من يحتاج إلى التذكير ومنهم من يحتاج إلى التعامل بصرامة وحزم.
من مهارات تحصيل الايجارات القيام بمعاينة دورية للعقار المؤجر، فهذا بدوره يساهم بشكل كبير في تقليل المشاكل والحفاظ على القيمة العقارية والتأكد أن كل شيء يسير على مايرام.
القدرة على استخدام أحدث التقنيات والبرامج الذكية في تسهيل عملية تاجير العقارات برمتها وخاصة تحصيل الايجارات فهذه البرامج تساهم في توفير الوقت والجهد والمال وتقوم بتنظيم كافة إجراءات التأجير على أفضل وجه ممكن إذا حسُن استخدامها وإدارتها.
لماذا يحتاج مديرو العقارات إلى مهارات تحصيل الايجارات؟
يتحقق الهدف الأساسي من الاستثمار في تاجير العقارات حين يتم تحصيل الايجارات بشكل منتظم وفي الوقت المحدد، وفي حالات المماطلة أو الدفع غير المنتظم يتعثر الاستثمار ولا يحقق أهدافه، لذا يتطلب الأمر إدارةً جيدةً وقدرةً على اختيار المستأجرين المثاليين، والتواصل الجيد معهم، مع القيام بالإجراءات التالية:
- تحديد تاريخ ثابت لدفع الإيجار، وتحديد آلية الدفع المناسبة لكل من المؤجر والمستأجر.
- تحديد العواقب المترتبة على الشيكات المرتجعة أو التأخر في السداد.
- استخدام التقنيات الحديثة والبرامج الذكية أو المنصات الإلكترونية المناسبة التي تنظم عملية تحصيل الايجارات، وتوفر خاصية الدفع التلقائي التي تساهم في منع الأخطاء البشرية.
- تتضمن خاصية الدفع التلقائي أيضًا، خدمات التذكير بمواعيد استحقاق الإيجار، وتقديم الإيصالات التلقائية، الأمر الذي يقلل من المعاملات الورقية.
- الاحتفاظ بالمستأجرين الجيدين عبر تقديم المكافآت المادية أو المعنوية لهم.
على صعيد آخر، ربما يتطلب الأمر من الشركات المتخصصة في هذا المجال ألا تعتمد على نمط واحد من أنماط تحصيل الايجارات، فربما كانت الطريقة لا تناسب المستأجر أو صاحب العقار، لذا ينبغي أن تكون على دراية كاملة بمختلف أساليب التحصيل، سواء كان التحصيل التقليدي وهو الذهاب إلى المستأجرين لجمع الإيجارات، أو التحصيل من خلال الشيكات أو الدفع عبر شبكة الإنترنت وهو الخيار الأكثر مناسبة لفئة كبيرة من الملاك والمستأجرين، حيث يتم الدفع عبر تطبيق إلكتروني يحمي الحقوق المالية لكلا الطرفين، مع توفير المميزات التالية:
- ميزة التذكيرات التلقائية.
- الدفع التلقائي.
- إصدار التقارير الدورية التي تهم صاحب العقار.
جدير بالذكر أنه ينبغي على مدير العقار أن يتفق مع المستأجرين على آلية الدفع المناسبة لهم، فهذا أدعى أن يسهل عليهم عملية الدفع في الوقت المحدد، كما أنه من غير المفيد تغيير هذه الآلية التي تم الاتفاق عليها، لأن ذلك يعرض المستأجر للارتباك وربما تأخر بسبب ذلك عن دفع الإيجار.
تتطلب أيضًا خدمة تحصيل الايجارات أن تكون على تواصل دائم مع المستأجرين، فإن المتابعة الدائمة لهم والمعاينة للعقار الذي يؤجّرونه بشكل دوري من شأنه أن يقلل من الخسائر ويجنبك الوقوع في كثير من المشكلات والنزاعات المتعلقة بعملية التأجير.
من أهم مهارات تحصيل الايجارات- استخدام المنصات والتطبيقات الذكية
لماذا تعد استخدام المنصات الإلكترونية والتطبيقات الذكية التي تقدم خدمة تحصيل الايجارات من الأمور الضرورية في وقتنا هذا؟ مع انتشار التكنولوجيا واعتماد مختلف مجالات الحياة عليها، صار من الصعب تجاهلها في قطاع تاجير العقارات أيضًا، خاصةً إذا كان المستثمر يرغب في تأجير عدد كبير من العقارات وفي مناطق متفرقة، يصعب عليه في هذه الحالة -وعلى مدير العقارات أيضًا- أن يتبع الأساليب التقليدية لأنها ستكون حينئذ مجهدة ومكلفة، وقد لا تؤتي ثمارها الاستثمارية.
ينبغي إذن على شركات ادارة العقارات أن تكون لديها مهارة استخدام التقنيات الحديثة في هذا المجال، حيث تتحقق الكثير من الفوائد لكل من المؤجر والمستأجر على حد سواء وتتم إدارة تحصيل إيجارات الملاك بشكل أكثر فعالية وكفاءة، ومن أهم هذه الفوائد:
تجنب الكثير من النزاعات المتعلقة بعملية التأجير.
لا تكون هناك حاجة حول التحدث مع المستأجرين عن مدفوعات الإيجار في كل مرة لأنها باتت تتم بشكل تلقائي عبر المنصة الإلكترونية.
تذكير المستأجرين بموعد استحقاق الإيجار.
الحصول على الدفعات الإيجارية بطريقة سهلة ومتسقة، فضلًا عن تميزها بالموثوقيّة والأمان التام.
إعداد التقارير الدورية التي تفيد ملاك العقارات في حساب النفقات والمصروفات والعوائد والموازنة بينهم، الأمر الذي يجنبهم التعرض للخسائر.
ولا يوجد برنامج أو تطبيق أو منصة إلكترونية محددة لتقديم خدمة تحصيل الايجارات، حيث يمكن لمديري العقارات اختيار ما يناسب منها مع الوضع في الاعتبار سهولة تحصيل المدفوعات في الوقت المحدد من المستأجرين.
تعد أتمتة نظام تحصيل الايجارات طريقةً مثاليةً لتتبع مدفوعات الإيجار والرسوم المتأخرة المفروضة على المستأجرين الذين اجتازوا فترة السماح دون السداد بشكل تلقائي، دون الحاجة إلى التحدث مع كل مستأجر على حدة.
من أهم مهارات تحصيل الايجارات أيضا- عمليات الإخلاء
تمثل عملية الإخلاء أيضًا إحدى مهارات تحصيل الايجارات التي ينبغي إتقانها وإدارتها بشكل جيد من قبل شركات ادارة العقارات، حيث يتم معرفة آلية الإخلاء وتوقيته في حال لم يسدد المستأجر الدفعات الإيجارية المستحقة، مع العلم أن عمليات الإخلاء قد تكون مكلفة وقد تكبد صاحب العقار الكثير من الخسائر والأضرار المحتملة لممتلكاته خاصة من المستأجرين الغاضبين.
ويمكنك كمدير عقارات أن تتجنب مثل هذا الإجراء منذ البداية، من مرحلة فحص المستأجرين، واختيار المستأجرين الجيدين، وتوضيح سياسات عملية التأجير لهم، واستخدام الآليات التي تذكر المستأجر مسبقًا بمواعيد استحقاق الدفعات الإيجارية وما إلى ذلك، أما إذا لم تنجح الطرق السابقة وأصبح المستأجر لا يسدد الدفعات الإيجارية في وقتها المحدد ويتجاوز فترات السماح، فإنك في حاجة إلى إجراء عمليات الإخلاء بشكل قانوني سليم.
في النهاية فأنت تحتاج إلى التعاون مع شركات ادارة العقارات والتي تمتلك خططا محكمة بشأن سياسات تحصيل الايجارات تفيدك كثيرًا خاصةً إذا كنت تمتلك أكثر من عقارٍ ترغب في تأجيرها، حيث تهتم هذه الشركات بأدق التفاصيل ذات الصلة بإدارة أموالك من إيرادات الإيجار بشكل احترافي، والتعامل الأمثل مع حالات عدم دفع الإيجار وديون المستأجرين المستحقة وما إلى ذلك.
يتطلب الأمر أن تبحث عن شركات متميزة ذات سمعة طيبة في هذا المجال، لها سياسات واضحة ومنظمة، فهذا يساهم كثيرًا في تحقيق أهدافك بسرعة وسهولة دون أن تحمل عبء أي تفاصيل متعلقة بعملية التأجير.
لا تهدر الكثير من الوقت في عملية البحث، يمكنك التواصل مع شركة بن عفيف لإدارة الأملاك والحصول على خدمة تحصيل الايجارات باحترافية وكفاءة عالية، حيث تعتمد أفضل التطبيقات والبرامج التقنية التي توفر حلولًا متكاملة تلبي احتياجاتك كصاحب عقارات ترغب في تحقيق أهدافك الاستثمارية في هذا المجال.
